Abteilungsassistenz (Schwerpunkt Dienstreisemanagement)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.

Als eines der Institute der Fraunhofer-Gesellschaft erforscht und fertigt das Fraunhofer-Institut für Mikroelektronische Schaltungen und Systeme IMS anwendungsspezifische mikroelektronische Lösungen mit einem Schwerpunkt im Bereich der smarten Sensoren.

Was Sie bei uns tun

Sie beraten die Mitarbeitenden Ihrer Abteilung in allen Fragen rund um die Planung und Vorbereitung von Dienstreisen im In- und Ausland. Darüber hinaus organisieren Sie die Reisen und kümmern sich um die Reisebuchung sowie -abrechnung.
Sie unterstützen die Abteilung bei der Kostenzuordnung auf die jeweiligen Projekte.
Zudem überarbeiten Sie Textdokumente redaktionell, führen Protokolle während Besprechungen und stellen Präsentationen zusammen.
Als Organisationsprofi koordinieren Sie strukturiert und effizient Termine und kümmern sich sowohl um deren Vor- und Nachbereitung als auch den Empfang von externen Besucher*innen.
Des Weiteren übernehmen Sie sporadisch das Veranstaltungsmanagement für beispielsweise Kundenworkshops sowie interne Konferenzen der Abteilung - vom Versand der Einladungen über die Auswahl des Caterings bis zur Nachbereitung. Hierbei zeichnen Sie sich durch eine souveräne interne und externe Korrespondenz aus.
Um jederzeit den Überblick zu behalten, pflegen Sie digitale Ablagen und Verzeichnisse und kümmern sich um die Wiedervorlage.

Was Sie mitbringen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich
Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, Outlook, PowerPoint, Word) und idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP
Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein serviceorientiertes Auftreten
Organisationsgeschick und eine zuverlässige, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise

Was Sie erwarten können

Ein hohes Maß an Vertrauen und Eigenständigkeit im Umfeld der angewandten Forschung
Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges zentrales Weiterbildungs- und Vernetzungsangebot
Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit mit integrierter Kernarbeitszeit von grundsätzlich 9:30 - 15:00 Uhr, Freitag von 9:30 - 13:00 Uhr) und mobiles Arbeiten an bis zu zwei Tagen für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Zuschuss zum Deutschland-Ticket Job
Sehr gute Verkehrsanbindung mit ÖPNV/Auto sowie kostenlose Parkplätze und Fahrradstellplätze für Mitarbeitende
Corporate Benefits: Angebote namhafter Hersteller und Marken

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind jedoch an einer längerfristigen Zusammenarbeit interessiert. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Bewerbungen per E-Mail oder Post können wir leider nicht berücksichtigen.

Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne:
Frau Anja Schwarzkopf
Telefon: +49 203 3783-2913
E-Mail: personal@ims.fraunhofer.de

Fraunhofer-Institut für Mikroelektronische Schaltungen und Systeme IMS

www.ims.fraunhofer.de

Kennziffer: 74516 Bewerbungsfrist:

Stellensegment: ERP, SAP, Technology

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