Ort:  München
Datum:  06.12.2022

Office-und Eventmanager*in / Europasekretär*in für das Fraunhofer EU-Büro Brüssel

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 2,9 Milliarden Euro.  

Fraunhofer ist die größte Organisation für anwendungsorientierte Forschung in Europa. Unsere Forschungsfelder richten sich nach den Bedürfnissen der Menschen: Gesundheit, Sicherheit, Kommunikation, Mobilität, Energie und Umwelt. Wir sind kreativ, wir gestalten Technik, wir entwerfen Produkte, wir verbessern Verfahren, wir eröffnen neue Wege.

 

Die Abteilung Europäischer Forschungsraum unterstützt und vertritt den Fraunhofer-Vorstand in der strategischen Positionierung der Fraunhofer-Gesellschaft im europäischen forschungspolitischen Dialog und etabliert Fraunhofer als kompetente Gesprächspartnerin von Europäischer Kommission, Europäischem Parlament und den Vertretungen der Mitgliedstaaten, Regionen und europäischen Verbänden in Brüssel.

 

Was Sie bei uns tun

In diesem dynamischen Umfeld unterstützen Sie die Abteilungsleitung und das Team des Fraunhofer EU-Büros bei der täglichen Arbeit zur forschungspolitischen Positionierung Fraunhofers und Zusammenarbeit von Wissenschaft, Wirtschaft und Politik im europäischen Raum. Dabei übernehmen Sie folgende anspruchsvolle Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum:
 

  • Büroorganisation für die Abteilungsleitung und das Team
  • Reisemanagement (Reiseplanung, Vorbereitung und Abrechnung)
  • Unterstützung bei Personalthemen (in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung der Fraunhofer-Zentrale)
  • Management von Veranstaltungen in verschiedenen Formaten (Organisation, Gästebetreuung auch hochrangiger Gruppen)
  • Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (z.B. Terminkoordination, Ablage, Post, Schriftverkehr sowie Kommunikation per E-Mail und Telefon, Kontaktmanagement)
  • Bürobuchhaltung (in Zusammenarbeit mit der Fraunhofer-Zentrale)
  • Verantwortung für den reibungslosen Betrieb der EDV-Ausstattung und technischen Geräte des Büros (mit IT-Unterstützung der Fraunhofer-Zentrale)
  • Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Sachinvestitionen sowie Begleitung und Optimierung von Verwaltungsprozessen
  • Perspektivische Übernahme von Aufgaben als Arbeitssicherheitsbeauftragte*r (Arbeitssicherheitsaspekte im Einklang mit belgischen Vorschriften)

 

Hierbei arbeiten Sie eng mit verschiedenen Verantwortungsbereichen der Fraunhofer-Zentrale zusammen.

 

Was Sie mitbringen

  • Kaufmännische Berufsausbildung und/oder Fremdsprachenkorrespondent*in, Europasekretär*in oder vergleichbare Qualifikation
  • Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
  • Exzellentes Deutsch (auf muttersprachlichem Niveau), verhandlungssicheres Englisch sowie gutes Französisch in Wort und Schrift
  • Sicherheit im Umgang mit den gängigen Software- und Kommunikationslösungen (MS Office, MS Teams, Webex, etc.)
  • Kenntnisse in SAP (Concur, Ariba) sind von Vorteil.
  • Teamfähigkeit und eine zuverlässige, selbstständige Arbeitsweise
  • Organisationstalent
  • Soziale und interkulturelle Kompetenz sowie Belastbarkeit und Flexibilität
  • Berufserfahrung im EU-Umfeld ist vorteilhaft.

 

Was Sie erwarten können

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung in einem modern ausgestatteten und international geprägtem Arbeitsumfeld
  • Individuelle Gestaltungsfreiräume mit Raum für kreatives Mitgestalten
  • Ein interdisziplinäres, engagiertes und motiviertes Team, in dem sich erfahrene Mitarbeitende sowie hochmotivierte Nachwuchskräfte unterstützen und verstärken
  • Regelmäßige, auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasste Weiterbildungsmöglichkeiten

 

 

Der Dienstort ist Brüssel, Belgien. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 38 Stunden. 
Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet - eine längere Zusammenarbeit wird angestrebt - und kann auch in Teilzeit besetzt werden. 

 

Anstellung und Vergütung erfolgen entsprechend der Arbeitserfahrung nach belgischem Recht und Ortsüblichkeit. Neben einer attraktiven Vergütung bieten wir weitere Konditionen wie Zusatzkrankenversicherung, zusätzliche Urlaubstage, Zuschüsse zu Fahrtkosten zur Arbeit und Essensgutscheine (chèques repas).

 

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

 

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft. 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! 
 

Fragen zu dieser Position beantwortet Ihnen gerne:

Frau Verena Fennemann

Abteilungsleiterin Europäischer Forschungsraum

Fraunhofer-Gesellschaft

Rue Royale 94, 1000 Brüssel, Belgien

Telefon : +32 2 5064240

 

Fraunhofer-Zentrale 

www.fraunhofer.de 


Kennziffer: 49622                

 


Jobsegment: ERP, SAP, Technology