Kaufmännische Verwaltungsassistenz in Teil- oder Vollzeit
Am Institutsteil Hör-, Sprach- und Audiotechnologie HSA werden Schlüsseltechnologien aus den Bereichen Sprach- und Ereigniserkennung, Klangqualität und Sprachverständlichkeit sowie mobile Neurotechnologie und Systeme für eine vernetzte Gesundheitsversorgung entwickelt. Das Fraunhofer IDMT in Oldenburg bringt zum Beispiel Autos und Maschinen das Hören bei. Robuste Spracherkenner lassen Geräte aufhorchen und ermöglichen eine berührungslose Steuerung und Qualitätssicherung. Im Gesundheitsbereich entwickelt der Institutsteil Sprech- und Sprachanalyse-Systeme für therapeutische Anwendungen und dank mobiler EEG-Systeme kommt das Schlaflabor nach Hause. Algorithmen für bessere Sprachverständlichkeit und personalisierte Klangqualität machen Hearables fit für die Arbeitswelt – und die Mediennutzung für jedermann zum Hörgenuss. In unserer Verwaltung schaffen wir die organisatorischen Voraussetzungen für den hohen Standard unserer Forschung und Entwicklung und leisten einen entscheidenden Beitrag für eine effiziente und wertschätzende Zusammenarbeit am Standort, in der Fraunhofer-Gesellschaft und mit unseren Partnern. Als interne Dienstleister schaffen und erhalten wir die Bedingungen dafür, dass unsere Mitarbeitenden sich optimal auf die Forschung, Entwicklung und Vermarktung kundengerechter Lösungen konzentrieren können.
Was du bei uns tust
Am Front Desk bist du die erste Anlaufstelle und kompetente*r Ansprechpartner*in für die Kolleg*innen in Oldenburg und unseres Mutterinstituts in Ilmenau, ebenso wie für unsere externen Geschäftspartner und Gäste. Als Organisationstalent und Office-Manager*in gewährleistet du einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und meisterst eigenständig die vielfältigsten organisatorischen und administrativen Aufgaben. Dazu gehören u. a. die Betreuung der Telefonzentrale, die Bearbeitung der Post und des Paketeingangs, die Datenpflege sowie die Organisation der Dienstwagennutzung. Du begleitest neue Kolleg*innen beim Onboarding und unterstützt bei Veranstaltungen und Meetings. Darüber hinaus bist du gefragt in allen Zollangelegenheiten inkl. des weltweiten Paketversands und unterstützt die Kolleg*innen bei der Exportkontrolle. Und nicht zu vergessen: Es warten spannende kaufmännische Aufgaben auf dich. Du unterstützt die Gruppenleiter*innen und das Controlling bei der Budgetkontrolle, gibst Auskunft über die verfügbaren Mittel, behältst die monatliche Zeiterfassung der Kolleg*innen im Blick und kontrollierst den Prozess der Zeitzuordnung. Das Team kann auch in allen weiteren Bereichen auf dich zählen, wenn es deine Unterstützung benötigt.
Was du mitbringst
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein abgeschlossenes Hochschulstudium im Bereich der Verwaltung oder der Wirtschaftswissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation Vorzugsweise hast du Berufserfahrung in einer mit öffentlichen Mitteln geförderten Einrichtung oder im öffentlichen Dienst Fließendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift Vorteilhaft sind Erfahrungen mit SAP (Ariba, S/4HANA) oder vergleichbaren ERP-Systemen Die Bereitschaft zur Weiterbildung Motivation, Eigeninitiative und Leistungsbereitschaft Eine selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit und das Interesse, Verantwortung zu übernehmen
Was du erwarten kannst
Eine umfangreiche Starthilfe für deinen Einstieg durch unser bewährtes Onboarding-Programm inkl. gezielter Basisschulungen und Fortbildungen – vor Ort oder online Arbeit in einem engagierten, interessierten, kooperativen und interdisziplinären Team, das standortübergreifend zusammenarbeitet Spannende, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben Zusammenarbeit mit renommierten, internationalen Partnern und Kunden Nach Absprache Möglichkeit des mobilen Arbeitens, Mit-Kind-Büro sowie digitale Kinderbetreuung bei Betreuungsengpässen Tolerantes, hilfsbereites und wertschätzendes Miteinander Ein attraktives Gehaltspaket mit 30 Urlaubstagen und Altersvorsorge (VBL) Ein innovatives Umfeld und eine hervorragende technische Infrastruktur Sehr gute Möglichkeiten der beruflichen und fachlichen Weiterbildung. Wir möchten, dass du dich bei uns wohl fühlst, und legen daher großen Wert auf ein offenes, respektvolles Miteinander. Dies fördern wir u.a. durch unser Onboarding-Programm sowie durch die Sensibilisierung für Vielfalt und Chancengleichheit. Das alles sorgt für ein erfolgreiches Teamwork an unserem Institut.
Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden (mindestens 25 Stunden pro Woche). Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.
Haben wir dein Interesse geweckt? Dann bewirb dich jetzt online mit deinen aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Fragen zum Bewerbungsverfahren: Femke Grotelüschen Tel.: +49 441 2172 437 femke.grotelueschen@idmt.fraunhofer.de
Institutsteil Hör-, Sprach- und Audiotechnologie HSA in Oldenburg
www.idmt.fraunhofer.de/de/hsa.html
Kennziffer: 72281 Bewerbungsfrist: 01.05.2024
Stellensegment:
Front Desk, Developer, Web Design, EEG, Medical Technologist, Administrative, Creative, Technology, Healthcare