Ort:  Potsdam
Datum:  18.02.2024

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 800 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,0 Milliarden Euro.  

Unter dem Motto »Wir machen Materialien fit für die Zukunft« ist das Fraunhofer-Institut für Angewandte Polymerforschung IAP in Potsdam ein zuverlässiger Partner der Industrie für anwendungsorientierte Forschung in den Bereichen Bioökonomie und Nachhaltigkeit, Energiewende und Mobilität, Gesundheit und Lebensqualität sowie Industrie und Technologie. Mit rund 260 Mitarbeitenden an 6 Standorten entwickeln wir nachhaltige Materialien, maßgeschneiderte Prozesse und effiziente Technologien entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von der Idee bis zum industriereifen Prototypen.

 

Das Fraunhofer IAP sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz der Institutsleitung (m/w/d) am Standort Potsdam.

 

Was Sie bei uns tun

  • Management der kompletten Büroorganisation des Institutsleiters
  • Allgemeine Sekretariats- und Organisationsaufgaben (Terminplanung, Schnittstelle des Instituts, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Posteingang und -ausgang, Optimierung von administrativen Abläufen und Prozessen)
  • Operative Beratung des Institutsleiters, Informationsbeschaffung sowie Unterstützung bei konzeptionellen und planerischen Aufgaben inkl. Konferenzen, Vorbereitung von Geschäftstreffen
  • Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für die Institutsleitung
  • Qualifizierte und verantwortungsvolle Kommunikation mit Institutsleitungen bzw. leitenden Mitarbeitenden anderer Fraunhofer-Institute, mit anderen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen sowie mit der Fraunhofer-Zentralverwaltung aber auch Ministerien und Kooperationspartnern aus der Industrie 
  • Unterstützung in der Projektadministration und der Kommunikation mit der Universität Potsdam (Institutsleiter ist Professor an der Universität Potsdam) z.B. in der Koordination von Lehrveranstaltungen
  • Zusammenarbeit mit anderen Assistenzen der Fraunhofer Gesellschaft und der Öffentlichkeitsarbeit
  • Professionelle Betreuung von Gästen und Besucher*innen
  • Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe sowie die Erarbeitung erforderliche Lösungskonzepte im administrativen Bereich

 

Was Sie mitbringen

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement, Industrie oder Fremdsprachen bzw.eine ähnliche Qualifikation
  • Möglichst mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), Teamassistenz (m/w/d), Office Manager (m/w/d) oder in einer vergleichbaren Position
  • Organisationsgeschick, Kommunikationsfähigkeit und Empathie
  • Eine selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch und gutes Analysevermögen
  • Teamfähigkeit, Stressresistenz und  Belastbarkeit
  • Bereitschaft zu Fortbildungen im Rahmen der Tätigkeit
  • Versierter Umgang mit MS Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel)
  • Umfangreiche Kenntnisse des Dokumentationsmanagements
  • Sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift auf Deutsch und Englisch
  • Freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten und hohe kommunikative Kompetenz
  • Höchste Loyalität, Diskretion und Vertraulichkeit

 

Was Sie erwarten können

Wir bieten Ihnen interessante persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten in anspruchsvollen Projekten und die Vernetzung mit hochkarätigen Partnern aus Wissenschaft und Wirtschaft in einem hervorragend ausgestatteten Arbeitsumfeld.

 

  • Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem aufgeschlossenen und motivierten Team
  • Modernste Arbeitsmittel und -methoden
  • Unterstützung der Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten
  • Attraktive Vergütung, Urlaubsanspruch und Sozialleistungen entsprechend des TVöD Bund
  • Angebote zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  • Gute Verkehrsanbindung an den ÖPNV
  • Corporate Benefits: Angebote für namhafte Hersteller und Marken

 

 

Die Vergütung erfolgt bis TVöD EG 9c (je nach Qualifikation).

 

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

 

Diese Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, jedoch sind wir an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

 

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft. 

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) über den Button >> Jetzt bewerben <<.

 

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! 

 

Fragen zu dieser Position beantwortet gerne:

Herr Prof. Dr. Alexander Böker

recruiting@iap.fraunhofer.de

Fraunhofer-Institut für Angewandte Polymerforschung IAP 

www.iap.fraunhofer.de 


Kennziffer: 70921                Bewerbungsfrist: 17.03.2024