Institutsleitungs- und Abteilungsassistenz (Vollzeit / Teilzeit)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer-Institut für Algorithmen und Wissenschaftliches Rechnen SCAI erforscht und entwickelt mit seinen rund 180 Mitarbeitenden innovative Methoden im Bereich Computational Science und setzt sie als Partner der Wirtschaft in die industrielle Praxis um. Fraunhofer SCAI hat seinen Hauptsitz in Sankt Augustin Birlinghoven und einen zweiten Standort an der Universität Bonn am Campus Poppelsdorf (Außenstelle).

Sie interessieren sich für eine abwechslungsreiche Tätigkeit und haben Lust auf neue Herausforderungen? Wir suchen zwei Assistenzen für mehrere wissenschaftliche Fachabteilungen sowie zur Unterstützung der Institutsleitung. Als zentrale Anlaufstelle der Teams erwarten Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben. Eine der gesuchten Assistenzen übernimmt an ca. 2 Tagen pro Woche die Betreuung unserer Außenstelle vor Ort.

Sie sind eine kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit, die den Überblick behält, Freude daran hat, als Kommunikationsschnittstelle zwischen Abteilungen und Organisationen zu agieren und punkten durch Souveränität und Organisationsgeschick. Dann möchten wir Sie gerne kennenlernen!

Was Sie bei uns tun

Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats
Administrative und organisatorische Assistenz der Institutsleitung bzw. der Abteilungsleitung
Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings, Workshops und Veranstaltungen
Erarbeitung und Weiterentwicklung von abteilungsinternen Arbeits- und Organisationsprozessen
Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitung, Projektleitung, externen und internen Ansprechpersonen sowie Service-Abteilungen
Unterstützung bei projektbezogenen und sonstigen Anträgen
Vorbereitung und Begleitung von Personalangelegenheiten (vom Recruiting über die Einstellung und das Onboarding bis zum Austritt)

Was Sie mitbringen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bereits über Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabenfeld.
Dazu besitzen Sie die Fähigkeit, selbstständig Texte in deutscher und englischer Sprache zu formulieren und sind kommunikationssicher in beiden Sprachen
Sie sind bereit sich in neue Themenkomplexe einzuarbeiten
Außerdem zeichnen Sie sich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit aus
Mit den gängigen MS Office-Anwendungen gehen Sie routiniert um und haben Erfahrung in der Nutzung gängiger virtueller Meeting-Tools (z. B. MS-Teams)
Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein freundliches und souveränes Auftreten runden Ihr Profil ab

Wir freuen uns, wenn Sie bereits in öffentlichen Verwaltungen, Institutionen oder im universitären Umfeld tätig waren.

Was Sie erwarten können

Raum für eigenverantwortliches und kreatives Mitgestalten
Eine offene, freundliche und kooperative Arbeitsatmosphäre in einem international geprägten Arbeitsumfeld
Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsangebote (Soft-Skill-Trainings, fachliche Fortbildungen etc.)
Flexible Arbeitszeit-Modelle und Gleitzeit; Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist zeitweise möglich
Ein moderner, exzellent ausgestatteter Arbeitsplatz
Eine angenehme Arbeitsumgebung sowohl auf dem Fraunhofer Campus in Sankt Augustin Birlinghoven als auch auf dem Campus Poppelsdorf der Universität Bonn
Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf – wir wissen, dass manchmal die Familie Vorrang hat und leben eine familienfreundliche Kultur
Zusätzliche Benefits: 30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge, attraktive Sport- und Gesundheitsangebote sowie Zugang zu einem vergünstigten Deutschland-Jobticket

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Fragen zu diesen Positionen beantworten Ihnen gerne:

Herr Prof. Dr. Marc Alexander Schweitzer

Telefon:+49 2241 14-4004

und

Herr Dr. Jan Hamaekers

Telefon:+49 2241 14-4230

Fraunhofer-Institut für Algorithmen und Wissenschaftliches Rechnen SCAI

www.scai.fraunhofer.de

Kennziffer: 76840 Bewerbungsfrist: 08.01.2025

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