Sachbearbeiter*in für Reiseservice und Reisekostenabrechnung nach BRKG und ARV (d/w/m)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 75 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 32 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.

Das Fraunhofer Institutszentrum Schloss Birlinghoven ist eines der großen Informatik-Forschungszentren in Deutschland mit ca. 800 Mitarbeitenden. Rund 600 Wissenschaftler*innen erforschen und entwickeln an unseren drei am Campus ansässigen Instituten (IAIS, FIT, SCAI) anwendungsnahe Lösungen für Wirtschaft und Gesellschaft.

Unterstützt und begleitet werden sie dabei von unserer IZB-Verwaltung mit sechs Abteilungen. Wir übernehmen die zentralen administrativen Aufgaben der drei Forschungsinstitute, beraten Führungskräfte und Mitarbeitende im kompletten Arbeits-Lebenszyklus und stellen die notwendige Infrastruktur zur Verfügung.

Unsere Abteilung Reise umfasst 9 Mitarbeitende und betreut das Institutszentrum bei der finanziellen Abwicklung von Dienstreisen. Unsere Aufgabe ist es, die Dienstreisenden bei der Reiseplanung und -abrechnung mit unserer Fachexpertise zu unterstützen und die Reisekosten rechtskonform festzusetzen. Dabei sind eine offene Kommunikation und ein optimaler Service unser Anspruch.

Für den Aufgabenbereich Reiseservice und Dienstreise-Abrechnung, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verstärkung in Vollzeit mit 39 Stunden pro Woche. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Hier sorgen Sie für Veränderung

Sie sind zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden zu sämtlichen Fragestellungen rund um die Dienstreisen. Insbesondere unterstützen Sie die Reisenden in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten der Institute.
Sie beraten und unterstützen im Rahmen der individuellen Reiseplanung (In- und Ausland) unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und einschlägigen Vorschriften.
Sie bearbeiten eingehende Reisemittelbestellungen und wickeln diese ab (Buchung von Flug- Bahntickets, Hotels, Mietwagen etc.)
Sie beantragen Entsendebescheinigungen und überprüfen meldepflichtige Dienstreisen nach EU-Entsenderichtlinien
Sie erfassen und prüfen Reisekostenbelege (In- und Ausland) eigenverantwortlich und setzen Dienstreiseabrechnungen gemäß BRKG und ARVin SAP-Concur fest.
Sie übernehmen administrative Aufgaben, z.B. Verwaltung von Belegen oder Prüfung von BahnCards
Bei Bedarf unterstützen Sie die Dienstreisenden bei der Erfassung ihrer Reisekostenabrechnungen in SAP-Concur

Hiermit bringen Sie sich ein

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne im Reisebereich oder Büromangement, oder über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.

Was uns außerdem überzeugt:

Idealerweise besitzen Sie bereits Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und Erfahrungen in der Festsetzung von Reisekosten nach diesem, oder sind motiviert sich darin weiterzubilden. Eine schnelle Auffassungsgabe und logisches Denkvermögen können hier unterstützend sein.
Erfahrungen mit SAP Concur sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
Sie sind sicher im Umgang mit MS Office-Produkten, im speziellen mit Excel, Word und Outlook.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie das Anwenden der englischen Sprache für den mündlichen und schriftlichen Kontakt mit den Kolleg*innen in den betreuten Forschungsinstituten stellen für Sie kein Problem dar.
Es begeistert Sie, eigenständig und verantwortungsbewusst in einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft zu arbeiten.
Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig und lösungsorientiert, können sich gut organisieren und scheuen sich nicht, dabei auch über den (eigenen) Tellerrand zu blicken.
Erzählen Sie uns gern, in welchen Punkten Sie sich besonders wiederfinden.

Was wir für Sie bereithalten

Für uns steht der Mensch im Fokus unseres Tuns. Diese Maxime finden Sie in unserer Unternehmenskultur ebenso wieder, wie in ihrem künftigen Arbeitsumfeld:

Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle schaffen Spielraum für Ihre persönlichen Lebensrealitäten. Manchmal geht die Familie vor, wir wissen das.
Anteiliges Homeoffice kann in Absprache mit Ihrer Führungskraft verabredet werden. Gleichzeitig ermöglichen Teamtage das kollegiale Miteinander und sichern den fachlichen Austausch.
Unsere Arbeitsplätze sind modern ausgestattet und weitgehend barrierefrei zu erreichen. Zusätzliche Anpassungen an individuelle Bedarfe versuchen wir möglich zu machen, sprechen Sie uns gern an.
Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, haben ein Eltern-Kind-Büro, bieten Notfallbetreuung, Lebenslagen-Coaching sowie Beratung zu Home- und Eldercare an.
Wir haben einen engagierten Betriebsrat sowie Ansprechpersonen für Chancengleichheit und Schwerbehinderungen. Diversität und Vielfalt sind uns wichtig.
Die Tätigkeiten in der Verwaltung eines international führenden Institutszentrums für angewandte Forschung sind verantwortungsvoll und vielseitig.
Die Teamarbeit ist von gegenseitiger Wertschätzung, kurzen Wegen und konstruktiver Zusammenarbeit geprägt.
Die Arbeitsplatzbedingungen sind stabil und verlässlich.
Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding und sehr gute interne und externe Fortbildungsangebote stellen ein gutes An- und Weiterkommen sicher.
Ihre Mobilität wird mit einem bezuschussten Deutschland-Jobticket unterstützt.
Gesundheit am Arbeitsplatz fördern wir mit abwechslungsreichen Angeboten (Gesundheitstage, Sportkurse, Betriebssportgemeinschaft, …).
Unsere Kantine bietet täglich drei wechselnde Gerichte und eine vielfältige Salatbar an.
Unser Campus ist gut angebunden an öffentliche Verkehrsmittel und bietet auf privatem Gelände ausreichend Fahrradabstellplätze, Parkplätze und E-Ladesäulen.
Und nahezu einmalig: Sie arbeiten dort, wo andere Urlaub machen. Das Institutszentrum liegt inmitten des Birlinghovener Waldes auf einem Höhenzug des Pleiser Hügellandes. Vor Ihrer Bürotür haben Sie einen eigenen Park mit altem Baumbestand und einem herrschaftlichen Schloss

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern. Das Gleiche gilt, wenn sie aufgrund einer Behinderung nicht alle Profilanforderungen erfüllen.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Unser Bewerbungsverfahren ist noch nicht vollständig inklusiv gestaltet. Sollten Sie Unterstützung benötigen oder Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle haben, sprechen Sie uns an.

Marion de Boer, Tel.: 02241-14 1626

Fraunhofer-Institutszentrum Schloss Birlinghoven

www.izb.fraunhofer.de

Fraunhofer-Institutszentrum Schloss Birlinghoven

www.izb.fraunhofer.de

Kennziffer: 82055 Bewerbungsfrist: 30.11.2025

Stellensegment: ERP, SAP, Technology

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