Sachbearbeiter*in für die Vorbereitung von Dienstreiseabrechnungen nach BRKG und ARV (m/w/d)

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.

Das Fraunhofer Institutszentrum Schloss Birlinghoven ist eines der großen Informatik-Forschungszentren in Deutschland mit ca. 800 Mitarbeitenden. Rund 600 Wissenschaftler*innen erforschen und entwickeln an unseren drei am Campus ansässigen Instituten (IAIS, FIT, SCAI) anwendungsnahe Lösungen für Wirtschaft und Gesellschaft. Unterstützt und begleitet werden sie dabei von unserer IZB-Verwaltung mit sechs Abteilungen. Wir übernehmen die zentralen administrativen Aufgaben der drei Forschungsinstitute, beraten Führungskräfte und Mitarbeitende im kompletten Arbeits-Lebenszyklus und stellen die notwendige Infrastruktur zur Verfügung.

Unsere Abteilung Reise umfasst 9 Mitarbeitende und betreut das Institutszentrum bei der finanziellen Abwicklung von Dienstreisen. Unsere Aufgabe ist es, die Dienstreisenden bei der Reiseplanung und -abrechnung mit unserer Fachexpertise zu unterstützen und die Reisekosten rechtskonform festzusetzen. Dabei sind eine offene Kommunikation und ein optimaler Service unser Anspruch.

Konkret für die Reisenden des Fraunhofer-Institutes für Intelligente Analyse- und Informationssysteme IAIS suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verstärkung in Vollzeit (39h). Teilzeit ab 20h ist ebenfalls möglich. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. (Hinweis: Schauen Sie gern auch nach der parallel laufenden Stellenausschreibung „Sachbearbeiter*in für die Dienstreise-Abrechnung“ mit 30 Stunden pro Woche)

Was Sie bei uns tun

Sie sind zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden zu sämtlichen Fragestellungen rund um die Dienstreisen. Insbesondere unterstützen Sie die Reisenden in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten des IAIS bei der Erfassung ihrer Reisekostenabrechnungen in SAP-Concur.
Sie beraten und unterstützen im Rahmen der individuellen Reiseplanung (In- und Ausland) unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und einschlägigen Vorschriften
Sie bearbeiten eingehende Reisemittelbestellungen und wickeln diese ab (Buchung von Flug- Bahntickets, Hotels, Mietwagen etc.)
Sie erfassen und prüfen Reisekostenbelege (In- und Ausland) eigenverantwortlich und setzen Dienstreiseabrechnungen gemäß BRKG und ARV in SAP-Concur fest.
Sie übernehmen administrative Aufgaben, z.B. Verwaltung von Belegen oder Prüfung von BahnCards

Was Sie mitbringen

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gern im Büromanagement oder Reisebereich, oder über gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen.

Was uns außerdem überzeugt:

Idealerweise besitzen Sie bereits Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und Erfahrungen in der Festsetzung von Reisekosten nach eben diesem, oder sind motiviert sich darin weiterzubilden. Eine schnelle Auffassungsgabe und logisches Denkvermögen können hier unterstützend sein.
Erfahrungen mit SAP Concur sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
Sie sind sicher im Umgang mit MS Office-Produkten, im speziellen mit Excel, Word und Outlook.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie das Anwenden der englischen Sprache für den mündlichen und schriftlichen Kontakt mit den Kolleg*innen in den betreuten Forschungsinstituten stellen für Sie kein Problem dar.
Sie sind kommunikationsstark und scheuen sich nicht, mit sehr unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu treten. Dabei bringen Sie eine ausgeprägte Qualitäts- und Kundenorientierung mit.
Es begeistert Sie, eigenständig und verantwortungsbewusst in einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft zu arbeiten
Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig und lösungsorientiert und scheuen sich nicht, dabei auch über den (eigenen) Tellerrand zu blicken.

Erzählen Sie uns gern, in welchen Punkten Sie sich besonders wiederfinden.

Was Sie erwarten können

Für uns steht der Mensch im Fokus unseres Tuns. Diese Maxime finden Sie in unserer Unternehmenskultur ebenso wieder, wie in ihrem künftigen Arbeitsumfeld:

Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle schaffen Spielraum für Ihre persönlichen Lebensrealitäten. Manchmal geht die Familie vor, wir wissen das.
Anteiliges Homeoffice kann in Absprache mit Ihrer Führungskraft verabredet werden. Gleichzeitig ermöglichen Teamtage das kollegiale Miteinander und sichern den fachlichen Austausch.
Unsere Arbeitsplätze sind modern ausgestattet und weitgehend barrierefrei zu erreichen. Zusätzliche Anpassungen an individuelle Bedarfe versuchen wir möglich zu machen, sprechen Sie uns gern an.
Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf, haben ein Eltern-Kind-Büro, bieten Notfallbetreuung, Lebenslagen-Coaching sowie Beratung zu Home- und Eldercare an.
Wir haben einen engagierten Betriebsrat sowie Ansprechpersonen für Chancengleichheit und Schwerbehinderungen. Diversität und Vielfalt sind uns wichtig.
Die Tätigkeiten in der Verwaltung eines international führenden Institutszentrums für angewandte Forschung sind verantwortungsvoll und vielseitige
Die Teamarbeit ist von gegenseitiger Wertschätzung, kurzen Wegen und konstruktiver Zusammenarbeit geprägt
Die Arbeitsplatzbedingungen sind stabil und verlässlich.
Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding und sehr gute interne und externe Fortbildungsangebote stellen ein gutes An- und Weiterkommen sicher.
Ihre Mobilität wird mit einem bezuschussten Deutschland-Jobticket unterstützt.
Gesundheit am Arbeitsplatz fördern wir mit abwechslungsreichen Angeboten (Gesundheitstage, Sportkurse, Betriebssportgemeinschaft, …)
Unsere Kantine bietet täglich drei wechselnde Gerichte und eine vielfältige Salatbar an.
Unser Campus ist gut angebunden an öffentliche Verkehrsmittel und bietet auf privatem Gelände ausreichend Fahrradabstellplätze, Parkplätze und E-Ladesäulen
Und nahezu einmalig: Sie arbeiten dort, wo andere Urlaub machen. Das Institutszentrum liegt inmitten des Birlinghovener Waldes auf einem Höhenzug des Pleiser Hügellandes. Vor Ihrer Bürotür haben Sie einen eigenen Park mit altem Baumbestand und einem herrschaftlichen Schloss.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Teilzeit ab 20 Stunden ist ebenfalls möglich. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich jetzt online mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Unser Bewerbungsverfahren ist noch nicht vollständig inklusiv gestaltet. Sollten Sie Unterstützung benötigen oder Fragen zu der ausgeschriebenen Stelle haben, sprechen Sie uns an.

Melanie Schaffner, Tel.: 02241-14 1634
Marion de Boer, Tel.: 02241-14 1626

Fraunhofer-Institutszentrum Schloss Birlinghoven
www.izb.fraunhofer.de

Fraunhofer-Institutszentrum Schloss Birlinghoven

www.izb.fraunhofer.de

Kennziffer: 78197 Bewerbungsfrist: 15.02.2025

Stellensegment: SAP, ERP, Technology

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